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Mรถchtest du ewiges E-Mail hin und her schreiben zur Terminabstimmung mit Interessenten und Kunden vermeiden?ย ย Egal, ob Erstgesprรคch oder Kundentermin. Online Terminvereinbarungen kann man automatisieren und so Zeit und Abstimmungsrunden sparen. Dabei hilft dir ein Buchungstool wie z.B. Calendly.
Mit wenigen Klicks angelegt und in die Website eingefรผgt, รผbernimmt dieses Tool die Terminabstimmung fรผr dich. Viele Interessenten und Kunden schรคtzen die Mรถglichkeit, selbstรคndig Termine online buchen zu kรถnnen.
Terminvereinbarung automatisieren – aber wie?
Fรผr Terminbuchungen kannst du deinen Kalender entweder รผber einen Link zur Verfรผgung stellen oder direkt mit deiner Website verknรผpfen. Mit einem Online Terminbuchungssystem kรถnnen Interessenten und Kunden rund um die Uhr einen Termin in deinem Kalender buchen. Sei es fรผr kostenfreie Erstgesprรคche, Coachingtermine oder kostenpflichtige Dienstleistungen, die stundenweise abgerechnet werden. Wenn du das bisher noch per E-Mail und Telefon gemacht hast, kann dir ein Terminbuchungstool Zeit einsparen.
Das funktioniert so: du verbindest das Terminbuchungstool mit deinem Kalender und gibst an, welche Termine buchbar sein sollen. Du baust den Calendly Link in deine Website ein. Kommt ein Besucher auf deine Website und mรถchte gerne ein Gesprรคch mit dir buchen, wรคhlt er aus den verfรผgbaren Terminen seinen Wunschtermin aus. Ihr bekommt beide eine E-Mail mit der Terminbestรคtigung und allen Infos zum Termin, inkl. Zugangslink, zugeschickt. Ihr trefft euch zum vereinbarten Zeitpunkt an dem von dir angegebenem Ort. (z.B. in deinem Zoom Besprechungsraum). Kurz vor dem Termin wird noch eine Erinnerungsmail zugeschickt. Stornierungen und Terminverschiebungen kรถnnen ebenfalls รผber dieses Tool abgewickelt werden.
Voller Terminkalender dank Online-Terminbuchung
Ein Terminbuchungstool arbeitet rund um die Uhr fรผr dich. Zu jeder Tages- und Nachtzeit haben deine Website-Besucher die Mรถglichkeit, sich selbststรคndig einen Termin bei dir zu buchen. Auch diese sind meist froh, wenn sie nicht erst Auskunft รผber freie Termine einholen mรผssen, sondern auf einen Schlag sehen, welche Termine zur Verfรผgung stehen. So fรผllt sich dein Terminkalender von selbst.
Was ist Calendly?
Calendly ist ein Termin-Planungstool, das es deinen Interessenten und Kunden erleichtert, Termine mit dir zu vereinbaren, ohne E-Mails hin- und herschicken zu mรผssen. Du gibst die verfรผgbaren Zeiten an und Interessenten kรถnnen daraus ihren Wunschtermin auswรคhlen. Calendly sendet die von dir eingestellten Infos per E-Mail zu, schickt automatisch Erinnerungsmails kurz vor dem Termin. Und benachrichtigt dich auch, wenn jemand einen Termin wieder storniert oder verschoben hat.
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Wie richte ich Calendly ein?
0. Videoanleitung: Online Terminvereinbarung automatisieren mit dem Calendly Buchungstool
Wenn du gerne einer Video Schritt-fรผr-Schritt Anleitung folgst, kannst du hier mit mir gemeinsam in 20 Minuten dein Calendly Buchungstool einrichten. Die wichtigsten Schritte daraus habe ich darunter in meinem Blogartikel angefรผhrt.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Vimeo. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltflรคche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen1. Registriere dich auf der Website https://calendly.com/de
Klicke rechts oben auf den Button „Sign up free“ – gib dann deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf den Button „Registrieren„.
2. Daten ausfรผllen
Fรผlle die Felder E-Mail-Adresse, Name und Passwort aus und klicke auf den Button „Fortfahren“.
3. E-Mail-Adresse verifizieren
Du musst dann deine E-Mail-Adresse verifizieren. Dafรผr bekommst du eine E-Mail von Calendly zugeschickt. Klicke dort auf den Bestรคtigungslink. Danach wirst du noch einmal aufgefordert, dein Passwort einzugeben.
Nachdem du das gemacht hast, geht es endgรผltig los. Lege in diesem Schritt deine Terminbuchungs – URL (Calendly-URL) an. Meist ist dies der Firmenname.
4. Kalender verbinden
Im nรคchsten Schritt wirst du dazu aufgefordert, einen Kalender zu verbinden. Das ist deswegen wichtig, damit deine Termine synchronisiert werden kรถnnen. So kommt es zu keinen Doppelbuchungen. Wรคhle den Kalender aus, in dem du auch deine restlichen Termine verwaltest.
5. Die erste Buchungsseite anlegen
Wir รผberspringen den Assistenten, der uns beim Einrichten helfen mรถchte. Dann kommen wir auf folgende Seite (siehe Screenshot unten) auf der wir eine Buchungsseite auswรคhlen und anpassen. Die Vorlagen unterscheiden sich nur in der Dauer. Klicke eines der drei Felder an und fรผlle das Tool weiter aus.
6. Einen Namen fรผr das Ereignis eingeben
Wรคhle aus, wie das Ereignis heiรen soll. Dies wird dem Leser dann auch angezeigt. Der Name erscheint auf deiner Buchungsseite als Titel.
7. Einen Ort eingeben
Viele werden wahrscheinlich Zoom verwenden.
Du kannst Zoom direkt verbinden. (Das ist allerdings nur in der Pro Version mรถglich) Oder du wรคhlst den Reiter „Benutzerdefiniert“ und schreibst dort die Info hinein, dass das Gesprรคch auf Zoom stattfindet (du kannst auch hier schon einen Zoom Link hinterlegen). Wรคhle nun, ob der Leser schon bei der Buchung oder erst nach der Buchung diese Zeile, mit der Ortsangabe, sehen soll.
8. Beschreibung / Anweisung hinterlegen
Unter Beschreibung / Anweisung hast du die Mรถglichkeit, ein paar Worte an deine Interessenten zu richten. Hier kannst du schon ein paar Infos zum Termin bekanntgeben und deine Freude kundtun. ๐ Dieser Text wird auf der Terminauswahlseite angezeigt.
9. Ereignislink anpassen
Der Ereignislink ist eine Abkรผrzung des Ereignisnamens, den du zuvor vergeben hast und wird in der URL angezeigt. Daher schreibe alles klein und mit Bindestrich dazwischen.
10. Wann sind Terminbuchungen mรถglich?
Wie lange in die Zukunft sollen Interessenten einen Termin buchen kรถnnen? Lass es auf 60 Tage, wenn eine kรผrzere Zeitspanne keine Vorteile fรผr dich bringt.
Plane vor und nach den Terminen etwas Zeit ein, damit du nicht von einem Termin in den nรคchsten hetzen musst.
11. Fragen an Eingeladene
Ich nutze die Gelegenheit, Interessenten Fragen zu stellen, bevor sie meinen Termin buchen kรถnnen. So erfahre ich schon wichtige Informationen fรผr unser Gesprรคch. Und es ist auch eine kleine Hรผrde, denn wer die Fragen beantwortet, hat auch in der Regel wirkliches Interesse und bucht den Termin nicht einfach so zum Spaร.
12. Rechtliches zur Online Terminbuchung mit Calendly
Achtung: AV-Vertrag mit Calendly abschlieรen nicht vergessen, sowie den Eintrag in deiner Datenschutzerklรคrung ergรคnzen.
Die Datenschutzexperten von Frame-for-Business.de empfehlen auรerdem, Calendly nicht direkt auf die Website einzubauen, sondern nur รผber einen Button zu verlinken. Unter dem Button sollte darauf hingewiesen werden, dass man zu Calendly weitergeleitet, wird mit einem Datenschutzhinweis. Auch auf der Calendly Maske sollten Impressum und Datenschutz verlinkt sein. (Hier kannst du das nachlesen: Blogbeitrag von Frame-for-Business)
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Wie fรผge ich Calendly in meine Website ein?
Variante 1: Link einfรผgen
Damit du deine Interessenten auf deine Terminbuchungsseite leiten kannst, kopiere den Link, den du auf der Startseite unter dem jeweiligen Ereignis findest. Diesen Link kannst du in einen Button oder Textlink auf deiner Website einfรผgen.
Variante 2: Kalender in die Website integrieren
Wenn du den Kalender direkt auf deiner Website angezeigt haben mรถchtest, klicke auf den Button „Teilen“ neben dem Ereignis.
Nun kannst du unter dem Reiter „Der Website hinzufรผgen“ auswรคhlen, ob du den Kalender als
– Inline (der Kalender wird direkt auf der Website angezeigt)
– Popup Widget (fรผgt der Website einen schwebenden Button hinzu. Wenn man drauf klickt, erscheint der Kalender als Popup)
– Popup Text (Fรผgt der Website einen Popup Textlink hinzu, mit der der Kalender als Popup erscheint)
einfรผgen mรถchtest.
Wie viel kostet Calendly?
Die meisten von uns kommen mit der kostenfreien Variante aus. Hier kannst du ein Ereignis anlegen, dein Logo und Profilbild hochladen, alle wichtigen E-Mail-Benachrichtigungen, sowie alle Varianten der Integration in die Website nรผtzen.
Wenn du zwei oder mehrere Ereignisse anlegen mรถchtest oder Zusatzfunktionen benรถtigst (z.B. Integration von Zoom, Google Analytics, Facebook Pixel, Paypal,…) brauchst du die Pro Variante um 12 USD pro Monat.
Ich habe Zoom nicht direkt integriert, sondern versende meinen Zoom Link mit der Bestรคtigungs-E-Mail. Das reicht vollkommen aus.
Termine online buchen: Vor- & Nachteile
Vorteile eines Online-Terminbuchungstools:
- Termine kรถnnen rund um die Uhr (24/7) von Interessenten gebucht werden.
- Abstimmungen รผber E-Mail und Telefon werden reduziert – du sparst dir viel Zeit.
- Terminausfรคlle reduzieren sich, da Interessenten den Termin mit einem Klick wieder stornieren kรถnnen.
- Du kannst wรคhrend der Anmeldung dem Interessenten Fragen stellen und dich so auf das Gesprรคch besser vorbereiten.
- Du bist so manchem Mitbewerber einen Schritt voraus.
Nachteile von Online-Terminbuchungstools:
- Menschen, die nicht so technikaffin sind, kรถnnten abgeschreckt werden und zum Mitbewerb abwandern.
- Manche Menschen bevorzugen den persรถnlichen, direkten Kontakt. (Du kannst aber auch alternative Kontaktmรถglichkeiten anbieten. So habe ich es auf meiner Kontaktseite gelรถst.)
Fazit: Meine Erfahrungen zur Online Terminvereinbarung mit Calendly
Ich habe bisher nur gute Erfahrungen mit Calendly gemacht. Alles funktioniert zuverlรคssig, wie es soll. Viele Interessenten sind begeistert von dieser Mรถglichkeiten und mรถchten eine automatische Online Terminbuchung mit Calendly auch in ihre Website integrieren. Wer dies nicht nutzen mรถchte, kann mich auch per Kontaktformular oder E-Mail kontaktieren.
Ein Online-Terminbuchungstool gehรถrt zur Standardausstattung einer zeitgemรครen, kundenorientierten Website. Schnell eingerichtet, steht es deinen Interessenten 24/7 zur Verfรผgung. Vorteil fรผr dich: Terminbuchungen werden mehr, bei weniger Zeitaufwand. Mit wenigen Klicks fรผgst du den Link zur Terminbuchung in deine Website ein und los geht’s.ย
Es gibt viele andere Bereiche in der Geschรคftswelt, die automatisiert werden kรถnnen, neben dem Marketing. Einige Beispiele sind:
– Finanzbuchhaltung: Durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware und anderen Tools kรถnnen viele Aufgaben in der Finanzbuchhaltung automatisiert werden, wie z.B. das Erstellen von Rechnungen, das Verbuchen von Zahlungen und das Erstellen von Finanzberichten.
– Kundenservice: Chatbots und andere Tools kรถnnen dazu beitragen, den Kundenservice zu automatisieren und schnellere Antwortzeiten zu ermรถglichen.
– Personalwesen: Das Personalwesen umfasst viele Aufgaben, die automatisiert werden kรถnnen, wie z.B. das Erstellen von Stellenbeschreibungen, das Durchfรผhren von Bewerbungsgesprรคchen und das Verwalten von Personalakten.
– Lagerhaltung: Mit Hilfe von Lagerverwaltungssoftware und anderen Tools kรถnnen Unternehmen ihre Lagerbestรคnde automatisieren und besser verwalten.
– Projektmanagement: Durch den Einsatz von Projektmanagement-Software und anderen Tools kรถnnen Unternehmen ihre Projekte automatisieren und den Fortschritt und die Leistung ihrer Teams besser verfolgen.
Dies sind nur einige Beispiele, es gibt viele weitere Bereiche, die automatisiert werden kรถnnen. Es ist wichtig, sorgfรคltig zu รผberlegen, welche Aufgaben fรผr das Unternehmen am besten automatisiert werden kรถnnen, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Effizienz zu verbessern.